Seadused ja digitaalne dokumendihaldus

Paljud Eesti ettevõtted on huvitatud üleminekust digitaalsele dokumendihaldusele, mõni julgem on seda juba teinud. Tarkvaramüüjad pakuvad kümneid erinevaid programme, mis suudaks pakkuda kõike vajalikku digitaalseks dokumendihalduseks. Ka riik teeb omalt poolt aktiivselt ettevalmistusi üleminekuks digitaalsele dokumendihaldusele valitsusasutuste vahelises asjaajamises.

Mil määral on aga digitaalseks dokumendihalduseks valmis Eesti õigusaktid? Kas need toetavad seda või tuleb ikkagi dubleerida digitaalsed dokumendid paberkandjal?

Digitaalse dokumendihalduse alussammas on digitaalallkirja seadus. Selle seaduse § 3 lg 1 kohaselt on digitaalallkirjal samad õiguslikud tagajärjed nagu omakäelisel allkirjal. Seega, kui õigusaktid nõuavad dokumendi allkirjastamist, võib omakäelise allkirja asendada seaduse nõuetele vastava digitaalse allkirjaga. Digitaalallkirja seaduse § 4 sätestab, et avalik-õiguslikes suhetes kasutatakse digitaalallkirja vastavalt õigusaktidele ning eraõiguslikes suhetes vastavalt kokkuleppele.

Avaliku sektoriga suhtlemisel on digitaalsetele dokumentidele ülemineku oluliseks eelduseks valitsuse 26.02. määrusega kinnitatud asjaajamiskorra ühtsed alused.

See õigusakt reguleerib digitaalsete dokumentide vormistamist, registreerimist, allkirjastamist, väljasaatmist, hoidmist jms. ning on kohustuslik riigi- ja kohaliku omavalitsuse asutustele ning avalik-õiguslikele juriidilistele isikutele. Kohustatud subjektid peavad viima oma asjaajamise nimetatud õigusaktiga vastavavusse hiljemalt 1. juuniks. Samuti näevad nt avaliku teabe seadus ja avaldustele vastamise seadus ette digitaalsete dokumentide kasutamise võimaluse. Samas nõuavad mitmed eriseadused kirjalikke või väljatrükitud dokumente (sh raamatupidamise seadus).

Positiivse uudisena sisaldavad mitmete uute seaduste eelnõud sätteid elektroonilise dokumendihalduse kohta (maksukorralduse seaduse ja käibemaksuseaduse eelnõud).

Kui vaadata eraõiguslikke suhteid, on ilmselt lähematel aegadel oodata riigikogus uue tsiviilseadustiku üldosa seaduse vastuvõtmist, milles on tehingu elektroonilisele vormile pühendatud eraldi paragrahv.

Seaduseelnõu kohaselt võrdsustatakse tehingu elektrooniline vorm tehingu kirjaliku vormiga, kui seadus ei sätesta üheselt teisiti. Elektroonilise tehingu vormi puhul peab olema digitaalne dokument varustatud digitaalallkirjaga. Seega selle olulise seaduse vastuvõtmise järel saab ka eraõiguslikes suhetes poolte kokkuleppel asendada üldjuhul kirjalikus vormis tehingud elektroonilises vormis tehingutega.

Digitaalse dokumendihaldusega seotud erinevate õigusaktide ja eelnõude mõistekasutust analüüsides, võib siiski märgata ühtsuse puudumist ning mõistete dubleerimist.

Eesti õigusaktid ei ole veel päris valmis digitaalallkirja kasutamiseks ja digitaalsele dokumendihaldusele üleminekuks. Samas toimub selles valdkonna pidev areng ning seetõttu ei ole liiga vara alustada ettevalmistusi digitaalsele dokumendihaldusele üleminekuks.

Lisaks seadustele ei ole digitaalallkirja kasutamiseks valmis ka vastav infrastruktuur ? keegi ei osuta veel sertifitseerimisteenust ega ajatempliteenust.