Kuidas üldkoosolekut kokku kutsuda?

Seaduses on kohustus üldkoosolek või osanike koosolek kokku kutsuda reeglina vaid kord aastas. Koosolekul tuleb kinnitada eelmise aasta majandusaasta aruanne. Aktsionäridele on üldkoosolek ainsaks kohaks, kus saada selgitusi äriühingu tegevuse kohta. Seadus ei kohusta juhatuse või nõukogu liikmeid üldkoosolekul osalema, kuid see peaks olema heaks tavaks.

Tihti eksitakse üldkoosoleku kokkukutsumisel seaduses kehtestatud reeglite vastu. Aktsiaseltsi üldkoosoleku päevakorra peab määrama nõukogu ning koosoleku kokkukutsumise kohustus on juhatusel. Päevakorra määramisel tuleb arvestada lisaks juhatuse ettepanekutele ka ettepanekutega aktsionäridelt, kelle aktsiatega on esindatud vähemalt 1/10 aktsiakapitalist. Osaühingus, kus ei ole nõukogu, on koosoleku kokkukutsumine ja päevakorra määramine juhatuse pädevuses.

Koosolekuteadete saatmisel tuleb arvestada teadete kohale toimetamisele kuluva ajaga. Näiteks on aktsiaseltsi erakorralise üldkoosoleku toimumisest seaduse järgi vajalik vähemalt nädal aega ette teatada. Kutsete saatmisel tuleb arvestada, et posti kohaletoimetamiseks kulub Eesti piires vähemalt kolm päeva. Seega tuleb Eesti aktsionäridele teated välja saata vähemalt kümme päeva enne koosolekut. Kutsed tuleb saata aktsiaraamatusse või osanike nimekirja kantud aadressile.

Osaühingu puhul võib olla põhikirjas ette nähtud ka teistsugune teatamise kord. Aktsiaseltsi puhul on soovitatav kutsete saatmise päeval tellida Väärtpaberite Keskregistrist aktsiaraamatu väljavõte, et veenduda aktsionäride koosseisus. Üldkoosoleku läbiviimisel tuleb täpselt järgida seaduses toodud korda. Tähelepanu tuleb pöörata aktsionäride või osanike esindajate volituste kontrollimisele, päevakorra muutmise reeglitele, notari kohalviibimise vajadusele ja otsuste vastuvõtmise protseduuridele.

Kui koosoleku kokkukutsumisel või otsuste vastuvõtmisel on rikutud seaduses sätestatud korda, võib see viia selleni, et koosolekul vastu võetud otsused ei kehti.